Trois indicateurs pour savoir si votre parc d’impression n’est plus adapté

Dans une entreprise, le parc d’imprimantes est souvent considéré comme un outil secondaire, alors qu’il joue un rôle essentiel dans le quotidien professionnel. Pourtant, il arrive un moment où les photocopieurs et imprimantes ne sont plus adaptés aux besoins de l’entreprise. Chez Marcel Heens Bureautique, nous accompagnons nos clients pour identifier ces signes et proposer des solutions adaptées. Voici trois indicateurs clés qui montrent qu’il est peut-être temps de renouveler votre parc de machines.

1. Des machines qui montrent des signes de fatigue

Le premier indicateur est évident : les pannes répétitives. Lorsque les photocopieurs commencent à tomber en panne plus fréquemment ou que le remplacement des toners devient quasi quotidien, il s’agit souvent d’un signal que la machine est surchargée ou que ses composants commencent à s’user. L’augmentation progressive du volume d’impression au fil du temps est également révélatrice : ce qui fonctionnait parfaitement au départ peut devenir insuffisant lorsque l’entreprise se développe ou que l’activité s’intensifie.

2. Un coût de maintenance trop élevé

Un autre élément à surveiller est le coût de maintenance, en particulier en fin de contrat ou juste après. Certaines pièces, comme les cartes électroniques, les écrans tactiles ne sont plus inclus dans le post-contrat de maintenance. En effet ces pièces sont très coûteuses à remplacer. Une carte électronique pouvant coûter près de 2.000 € HTVA ne pourra pas être changée si la machine arrive en fin de vie. Dans ce cas, le temps nécessaire pour amortir la dépense dépasse la durée de vie restante de l’appareil, rendant le remplacement du parc plus judicieux que la réparation.

3. L’évolution des besoins de l’entreprise

Le troisième indicateur concerne les changements dans l’organisation et les pratiques de travail. Une augmentation du nombre d’utilisateurs, de nouvelles méthodes de travail, ou encore des besoins accrus liés à la croissance de l’activité peuvent justifier un renouvellement du parc. Ce n’est pas seulement une question de machines individuelles, mais aussi d’optimiser le flux de travail, la localisation des appareils et leur adéquation aux processus de l’entreprise.

L’audit du parc : un outil précieux pour décider

Chez Marcel Heens Bureautique, nos vendeurs se déplacent très régulièrement chez les clients et prospects pour analyser la situation. Ces rendez-vous, totalement gratuits, permettent de discuter en profondeur de l’utilisation réelle des machines, des pratiques de l’entreprise et de l’emplacement des appareils. Ces informations ne peuvent pas être collectées par un simple appel téléphonique et constituent la base d’une recommandation adaptée.

Quelle est la durée de vie idéale d’un photocopieur ?

Nos contrats sont historiquement basés sur une durée de cinq ans, ce qui correspond à la durée optimale pour amortir l’investissement tout en assurant la fiabilité. Aujourd’hui, les machines sont devenues tellement robustes que nous envisageons d’allonger ce cycle à six ans. Cela témoigne de la fiabilité accrue des photocopieurs modernes et de la longévité qu’ils peuvent offrir aux entreprises.

Ce qu’il faut retenir

Identifier le moment où votre parc d’impression n’est plus adapté est essentiel pour garantir la productivité, maîtriser les coûts et éviter les interruptions. Les signes sont clairs : pannes répétitives, maintenance coûteuse et évolution des besoins. Grâce à nos audits gratuits et à notre expertise locale, Marcel Heens Bureautique accompagne les entreprises pour renouveler leur parc au moment opportun et choisir des solutions fiables et adaptées.