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Comment numériser et stocker vos plans après les avoir imprimés avec un traceur de plans ?

Marcel Heens Bureautique

La numérisation et le stockage de vos plans imprimés sont des étapes cruciales pour préserver ces documents en format numérique, faciliter leur partage et assurer un archivage efficace. Suivre une méthode structurée permet d’optimiser la qualité et l’accessibilité de vos fichiers. Voici un guide pour réussir cette tâche :


1. Préparer les plans pour la numérisation

  • Nettoyage des documents : Avant de numériser vos plans, veillez à ce qu'ils soient dépourvus de poussière ou de saleté. Cela protège non seulement votre équipement de numérisation mais améliore aussi la qualité des images obtenues.

  • Aplatir les plans : Les documents roulés doivent être déroulés et laissés à plat pour éviter les distorsions et les ombres causées par les plis.


2. Choisir un scanner grand format

  • Sélection du scanner : Utilisez un scanner conçu pour les documents de grande taille (comme A0, A1). Les modèles à plat ou à passage sont adaptés pour ce type de tâche. Une résolution d'au moins 300 dpi est recommandée pour capturer tous les détails nécessaires.

  • Configurer les paramètres de numérisation : Pour une bonne précision, optez pour une numérisation en haute résolution. Utilisez le noir et blanc pour les plans techniques ou la couleur pour les rendus architecturaux. Les formats PDF, TIFF ou PNG sont préférés pour leur qualité et leur polyvalence.


3. Optimiser les fichiers numérisés

  • Redimensionnement et compression : Les fichiers volumineux peuvent être compressés tout en préservant leur qualité, par exemple en choisissant l’option de compression pour les PDF.

  • Retouches et ajustements : Utilisez des logiciels de retouche pour améliorer la lisibilité de vos plans numérisés en ajustant la luminosité, le contraste et la netteté.


4. Organiser et nommer les fichiers

  • Créer une structure de dossiers : Organisez vos fichiers en créant une hiérarchie de dossiers basée sur les projets, les dates et les types de documents (plans, croquis, rendus) pour une recherche facile.

  • Nommage des fichiers : Adoptez une méthode de nommage cohérente comprenant des informations telles que le nom du projet, la date, la version et le type de plan (par exemple, ProjetY_Étage2_V2_2023-11-13.pdf).


5. Stockage sécurisé des plans numérisés

  • Utiliser des serveurs internes ou le cloud : Enregistrez les plans numérisés sur un serveur interne ou une solution cloud dotée de sauvegardes automatiques et d’options de récupération de données.

  • Faire des sauvegardes régulières : Suivez la règle du 3-2-1 pour les sauvegardes : trois copies des données, sur deux types de supports différents, avec une copie externe (cloud ou disque dur externe).


6. Indexation et recherche des documents

  • Utiliser des métadonnées : Associez des tags et des descriptions à vos fichiers pour faciliter leur recherche dans les systèmes de gestion documentaire.

  • Reconnaissance optique de caractères (OCR) : Si vos plans contiennent du texte, utilisez la technologie OCR pour rendre les documents textuellement indexables et facilement consultables.


7. Partage et gestion des accès

  • Gérer les permissions : Établissez des droits d'accès pour garantir la confidentialité des documents. Vous pouvez restreindre les autorisations de visualisation, modification ou téléchargement à certains utilisateurs.

  • Logiciels de gestion de projet : Centralisez vos plans numérisés dans une plateforme de gestion de projet pour faciliter le partage sécurisé et la gestion des versions.


En suivant ces étapes, vous assurerez une numérisation et un stockage efficaces de vos plans, garantissant leur sécurité, accessibilité et longévité. Un processus bien structuré permet d’améliorer la productivité, de réduire les risques de perte d’information et d’optimiser la collaboration entre les membres de votre équipe


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